Colombia · vigencia 3 de octubre de 2026
Política de tratamiento de datos personales
estudata trata datos personales en estudata.com y en el entorno de cada institución conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, que compiló el Decreto 1377 de 2013.
1. Responsable
De los datos recogidos en este sitio para la demostración, el contacto y el contrato del servicio estudata, el responsable del tratamiento es:
- Nombre: estudata
- Correo: quakeysoft@gmail.com
- Teléfono: +57 301 614 9760
- Sitio: https://estudata.com
Las consultas y los reclamos de habeas data se presentan a ese correo, con el asunto «Habeas data». El área de atención es la que recibe esa dirección, en los términos del artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015.
Cuando un colegio, un instituto o una universidad carga notas, asistencia, matrícula o datos de estudiantes, docentes y familias, esa institución decide sobre la base y es la responsable del tratamiento. estudata es encargado: trata esos datos por cuenta de la institución y conforme a sus instrucciones (literales d) y e) del artículo 3, y artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012).
2. Datos y finalidades
El tratamiento se limita a la finalidad informada. estudata no vende bases de datos ni consulta centrales de riesgo.
| Dato | Finalidad | Autorización |
|---|---|---|
| Nombre, institución, correo, teléfono, país, departamento y ciudad del formulario de demostración | Crear el acceso de prueba y responder esa solicitud | Autorización previa, expresa e informada del titular, artículo 9 de la Ley 1581 de 2012. La casilla del formulario es el medio, y estudata conserva la prueba, artículo 8 del Decreto 1377 de 2013. |
| Usuario, correo y rol de la cuenta institucional | Prestar el servicio contratado, controlar el acceso y atender soporte | La autorización la obtiene la institución o consta en el contrato con la persona. El artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 no excusa esa autorización por el solo hecho de existir un contrato. |
| Datos académicos cargados por la institución | Notas, asistencia, matrícula, historial y reportes del plantel | La institución es responsable. estudata es encargado. |
| Datos de facturación del plan contratado con estudata | Cobrar el plan y cumplir deberes contables y tributarios | Contrato con la institución y normas contables y tributarias. El número completo de una tarjeta no se pide en los formularios de estudata: el pago con tarjeta se hace en la página de la pasarela que la institución configure para sus propias facturas. |
| Aplicación móvil: correo y contraseña para ingresar, código del autenticador que se comprueba y no se almacena, nombre fijo del dispositivo «Estudata móvil», token de acceso en el almacenamiento seguro del teléfono, institución recordada en el teléfono, y la foto de perfil o de la galería que la persona decida guardar. El teléfono, la dirección y los demás datos de contacto que guarde quedan en la cuenta de la institución. | Abrir el panel que corresponde a la persona, mantener su sesión en el teléfono y mostrar o actualizar su perfil | La autorización la obtiene la institución o consta en el contrato con la persona. El artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 no excusa esa autorización por el solo hecho de existir un contrato. |
| Cookies de sesión, de seguridad del formulario y de idioma | Mantener la sesión, proteger el formulario y recordar el idioma | Cuando identifican a una persona son dato personal, literal c) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. El detalle está en la política de cookies. |
El mensaje que usted escriba en el botón de WhatsApp se abre en esa aplicación. A partir del envío, el tratamiento lo hace WhatsApp conforme a su propia política.
3. Niñas, niños y adolescentes
El formulario público de demostración y el contacto comercial no solicitan datos de niñas, niños ni adolescentes. Con esos formularios, estudata no arma un registro de menores.
El tratamiento de datos de niñas, niños y adolescentes está prohibido, salvo que sean de naturaleza pública o que se cumplan los requisitos del artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015: que responda y respete el interés superior del niño, la niña o el adolescente, y que asegure sus derechos fundamentales. Cumplidos esos requisitos, la autorización la otorga el representante legal, después de escuchar al menor y de valorar su opinión según su madurez, autonomía y capacidad. La Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional fija ese mismo entendimiento del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
Si una institución registra estudiantes, docentes o familias, y entre ellos hay menores, esa institución es la responsable de ese tratamiento. Ella obtiene la autorización, define la finalidad académica y decide sobre el archivo. estudata es encargado: trata esos datos solo para prestar, operar, respaldar y dar soporte al servicio que la institución contrató, y solo conforme a sus instrucciones (artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012).
estudata no usa esos datos para publicidad, no los vende y no los junta con los de otra institución para un fin distinto del servicio de cada una. La información de cada institución se conserva separada y se usa para esa institución. Un uso distinto del servicio contratado no se hace sin la instrucción de la institución responsable y, cuando la ley lo exija, sin la autorización que corresponda.
4. Vigencia y conservación
Esta política rige desde el 3 de octubre de 2026 hasta que se publique una versión que la reemplace. Un cambio sustancial se comunica a los titulares de forma eficiente antes de aplicarse, artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015.
El artículo 2.2.2.25.2.8 del mismo decreto limita la conservación al tiempo razonable y necesario para la finalidad. Cumplida la finalidad, el dato se suprime, salvo deber legal o contractual de conservarlo.
- La solicitud de demostración se conserva mientras el acceso de prueba está vigente y mientras haga falta para responder esa solicitud o un reclamo sobre ella.
- Los datos del contrato y de la facturación del plan se conservan durante la relación y durante el tiempo que exijan las normas contables y tributarias.
- Los registros académicos se conservan mientras estudata sea encargado y según la instrucción de la institución responsable.
5. Encargados y transmisión internacional
Acceden a los datos las personas y proveedores que ejecutan el servicio:
- El proveedor de alojamiento y el de correo, como encargados.
- La pasarela de pago que configure la institución, cuando se procesa un pago de esa institución. estudata no guarda el número de la tarjeta.
- El proveedor de facturación electrónica, cuando la institución envía facturas por ese medio.
- fonts.bunny.net, que entrega las fuentes de las páginas públicas. En esa conexión viaja la dirección IP del navegador, y no el nombre, el correo ni el archivo académico.
- La autoridad que la ley o una orden judicial faculte para pedirlos, literal a) del artículo 13 de la Ley 1581 de 2012.
Si un encargado trata los datos desde otro país por cuenta de estudata, esa operación es una transmisión internacional. El numeral 2 del artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015 dispone que esa transmisión no requiere informar al titular ni pedir un consentimiento adicional cuando existe el contrato de transmisión del artículo 2.2.2.25.5.2. Una transferencia a otro responsable, en cambio, solo procede en los casos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
6. Derechos del titular
El artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 reconoce a usted estos derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos frente al responsable o al encargado.
- Solicitar prueba de la autorización, salvo la excepción del artículo 10 de esa ley.
- Ser informado, previa solicitud, del uso dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción de la ley, una vez agotado el trámite del artículo 16.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. El literal e) de ese artículo dispone que la revocatoria y la supresión proceden cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el responsable o el encargado incurrieron en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
- Acceder gratis a sus datos. El artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015 precisa que la consulta gratuita procede al menos una vez cada mes calendario y cada vez que una modificación sustancial de esta política motive una nueva consulta.
Además, el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto 1074 de 2015 permite solicitar en cualquier momento la supresión del dato o la revocatoria de la autorización, mediante el reclamo del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Esa solicitud no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Si vencido el término legal el dato no se elimina, usted puede pedir a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria o la supresión. Para eso se aplica el procedimiento del artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
Si el dato lo cargó su institución, la solicitud se presenta ante esa institución, que es la responsable. Si la recibe estudata y no le corresponde resolverla, la traslada a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informa al titular, numeral 1 del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Desde la aplicación, la persona que ya ingresó puede pedir la supresión de su acceso. Al confirmar, estudata cierra las sesiones de esa cuenta, elimina la foto de perfil que esa persona haya subido y registra la solicitud para que la institución la atienda. Las notas, la asistencia, la matrícula, las observaciones y las facturas permanecen, porque la institución debe conservar ese archivo. En la demostración se cierra la sesión de esa visita y el archivo compartido de la prueba sigue igual. La misma solicitud puede enviarse al correo de habeas data.
7. Consultas y reclamos
La solicitud se envía a quakeysoft@gmail.com, con el nombre del titular, la descripción de lo pedido y la dirección de contacto. El titular acredita su identidad. El causahabiente acredita, además, esa calidad. El representante legal acredita la representación (artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015).
- Consulta. Se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informan los motivos y una fecha que no supere los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento de ese primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
- Reclamo de corrección, actualización, supresión o incumplimiento de un deber. Si está incompleto, se pide completar las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin la información, se entiende desistido. Recibido el reclamo completo, en no más de dos (2) días hábiles se incluye en la base la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo, hasta que se decida. El reclamo se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se informan los motivos y una fecha que no supere los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
8. Seguridad
estudata aplica medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, la pérdida, la consulta, el uso o el acceso no autorizado o fraudulento de los registros, literal g) del artículo 4 y literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. El acceso al servicio se hace con cuenta, separado por institución, y por HTTPS cuando el navegador usa ese canal.
Versión 2026-10-03. Documentos relacionados: cookies, términos y reembolsos.